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Politique de confidentialité de Mediaocean

Politique de confidentialité de Mediaocean 

(Valable à partir de mai 2016)

Mediaocean LLC (“Mediaocean” ou “nous”) reconnaît et respecte vos droits à la confidentialité concernant les renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique comment nous utiliserons les renseignements personnels que nous collectons vous concernant, ou que vous nous communiquez. Veuillez consulter le bas de cette page pour prendre connaissance des définitions. 

Informations vous concernant que nous collectons

Nous pouvons collecter et traiter les informations suivantes vous concernant:

  • votre nom, votre adresse électronique et autres informations de contact ;
  • votre profil de formation, y compris les détails des formations auxquelles vous avez participé et celles que vous devez suivre ;
  • les informations que vous communiquez en remplissant les formulaires publiés sur www.mediaocean.com (notre site internet), ou sur “Mediaocean Support” (Assistance Mediaocean) ; lorsque vous nous contactez, ou que nous vous contactons ;
  • si vous nous contactez, nous pouvons garder cette correspondance dans nos archives ;
  • les résultats des sondages et enquêtes auxquelles nous pouvons vous demander de participer à des fins de recherche, bien que vous ne soyez pas obligé(e) d’y répondre ; et
  • les détails de vos visites sur notre site internet, y compris, sans s’y limiter, les données de trafic, de localisation, nos blogs et autres données de communication ainsi que les ressources auxquelles vous accédez. Nous pouvons collecter des informations concernant votre ordinateur, y compris votre adresse IP, votre système d’exploitation et type de navigateur, aux fins de l’administration du système.

Nous utilisons vos renseignements personnels de la façon suivante :

  • pour enrichir ou améliorer votre expérience sur notre site internet et/ou avec nos produits & services de façon générale ;
  • pour vous contacter si nécessaire ou approprié, par exemple si vous avez une question ;
  • pour vous communiquer les informations, vous fournir des produits, ou services que vous nous demandez et vous informer de tous changements s’y rapportant ;
  • pour nous permettre de mettre à jour les informations que nous détenons vous concernant ;
  • pour honorer les obligations issues de contrats conclus entre la société cliente et nous ;
  • et pour protéger vos renseignements.

Afin de réduire le risque de tout accès non autorisé à vos informations, nous pouvons utiliser certaines de vos informations pour vous authentifier lorsque vous naviguez sur notre site internet ou que vous nous contactez par téléphone.

Vous ne pourrez pas utiliser nos services d’assistance en ligne si vous ne souhaitez pas communiquer ces informations.

Les informations personnelles recueillies auprès d’utilisateurs situés dans l’UE, en Australie, au Canada et autres territoires seront parfois transférées aux États-Unis et au Royaume-Uni, et pourrons être transférées vers d’autres pays dans lesquels les sociétés du groupe Mediaocean ont des bureaux (Australie, Canada, France, Allemagne, Inde, Royaume-Uni, États-Unis). Des accords sur le transfert de données (y compris les clauses types de l’UE) ont été mis en place au sein du groupe pour garantir une protection des Renseignements Personnels répondant aux exigences européennes en matière de protection des données.

Mediaocean utilise des solutions logicielles basées sur le cloud concernant la gestion de la relation client, la gestion de l’assistance et des anomalies, et les communications de marketing. Elles sont exploitées dans des centres de données conformes au Niveau III (Tier III) des normes SSAE-16, ou ISO 27001 qui peuvent se trouver aux États-Unis. Mediaocean partage votre nom, votre adresse électronique et les informations de société avec ces prestataires afin d’exploiter le site internet, et pour une utilisation strictement dédiée aux fins ci-dessus décrites. Tous les renseignements personnels transférés par Mediaocean aux prestataires, sont couverts par des clauses contractuelles qui régissent le transfert, le traitement et l’utilisation des données et interdisent tout autre transfert ultérieur des données. Mediaocean peut utiliser des solutions logicielles supplémentaires hébergées sur le cloud pour faciliter les processus sur le plan interne. Lorsque tel est le cas, Mediaocean ne transférera vos renseignements personnels que dans le cadre d’accords similaires en matière de transfert des données.

Veuillez contacter votre équipe en charge de l’assistance si vous avez des problèmes ou questions sur la façon dont Mediaocean stocke ou utilise vos données. Veuillez consulter l’onglet Assistance (Support) sur le site internet pour savoir comment contacter l’Assistance.

Vos droits dans le cadre de la présente politique

Vous avez le droit de refuser toute utilisation de vos renseignements personnels à des fins de marketing en nous contactant ou en vous désinscrivant via le lien communiqué au bas de nos emails. Vous pouvez également demander, un accès aux, la suppression des, ou la rectification des renseignements personnels que nous détenons vous concernant. En outre, vous avez le droit, pour certains motifs, de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter la section relative aux Réclamations ci-dessous.

Services hébergés par Mediaocean

La plupart des services que Mediaocean délivre en Amérique du Nord et en Europe fonctionnent sur notre système central et des serveurs situés dans l’un de nos centres de données sécurisés aux États-Unis. Lorsque des renseignements personnels sont recueillis, stockés ou utilisés par nos sociétés clientes grâce aux systèmes hébergés, veuillez noter que nous n’agissons que comme Responsables du traitement des données. Notre seule fonction consiste à assurer une assistance technique permettant d’exploiter les systèmes au bénéfice de nos clients. La société cliente est le Contrôleur des données et est responsable des obligations en matière de protection des données se rapportant aux notifications les concernant, à leur collecte, exactitude et à leur retrait en temps voulu. La société cliente est également tenue de prendre des dispositions vous permettant d’accéder à vos propres renseignements personnels, sous réserve de confirmation de l’identification, et d’en autoriser la divulgation à des Tiers. Mediaocean n’assume, concernant ces données, que la responsabilité d’avoir à prendre des dispositions pour veiller à la sécurité, à la disponibilité et à l’intégrité des données sur nos systèmes et à traiter les Renseignements Personnels exclusivement de façon conforme aux instructions de nos clients. Le personnel de Mediaocean responsable de ce traitement peut se trouver au sein des sociétés du groupe Mediaocean situées en Amérique du Nord, en Europe et en Inde, et les données sont sauvegardées dans des centres de sauvegarde de données de Mediaocean qui sont situés aux États-Unis et au Royaume-Uni.

Enfants âgés de moins de 13 ans

Notre site internet n’est pas destiné à des enfants âgés de moins de 13 ans. Aucun enfant âgé de moins de 13 ans ne peut communiquer de renseignements personnels sur le site internet. Nous ne pouvons pas délibérément collecter des renseignements personnels auprès d’enfants âgés de moins de 13 ans. Si vous êtes âgé(e) de moins de 13 ans, n’utilisez pas ou ne communiquez pas d’informations sur ce site internet ou via l’une de ses fonctions, l’un de ses dispositifs. Si nous apprenons que nous avons collecté ou reçu des renseignements personnels concernant des enfants âgés de moins de 13 ans, sans vérification du consentement parental, nous les supprimerons. Si vous pensez que nous détenons toute information concernant des enfants âgés de moins de 13 ans, veuillez nous contacter via l’adresse électronique [Infosec&Compliance@mediaocean.com].

Principes de confidentialité 

Mediaocean applique les principes de confidentialité suivants en matière de traitement de vos renseignements personnels.

1. Notification

Nous vous informons des finalités pour lesquelles nous collectons et nous utilisons les informations vous concernant, la façon selon laquelle vous pouvez nous contacter au sujet de toutes demandes ou réclamations, les types de Tiers auxquels nous divulguons les informations ainsi que les choix et moyens que nous offrons pour limiter l’utilisation et la divulgation de ces informations. Nous vous informons clairement par avis qu’il vous est demandé en premier lieu de nous communiquer des renseignements personnels ou de nous autoriser à collecter les informations auprès de Tiers (ou le plus rapidement possible après). Nous vous informons également clairement par avis avant d’utiliser ces informations pour une autre finalité que celle pour laquelle elles ont été collectées à l’origine.

Tout changementt que nous pouvons apporter à notre politique de confidentialité à l’avenir, seront publiés sur cette page et, le cas échéant, ils vous seront notifiés par email ou d’autres moyens. La date à laquelle la politique de confidentialité a été révisée la dernière fois, est indiquée en haut de cette page. Vous devez vous assurer que nous possédons une adresse électronique active, actualisée et valide vous concernant, et de visiter de façon périodique notre site internet pour y consulter la présente politique de confidentialité et vérifier tous changements.

2. Choix

Nous ne collectons et n’utilisons que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour délivrer nos services à nos clients. Une telle collecte et une telle utilisation sont soumises au principe de la Notification susmentionnée et dans la plupart des circonstances, ne nécessitent pas votre consentement exprès. Toutefois, nous devons obtenir votre consentement avant de :

  • a) divulguer des renseignements personnels à un Tiers (sauf s’agissant d’une divulgation à un agent ou prestataire chargé de traiter des données exclusivement pour notre compte, ou sauf en cas de divulgation exigée par la loi).
  • b) utiliser des renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées à l’origine ou ultérieurement autorisées par la personne concernée.

Lorsque le consentement est exigé, des dispositifs clairs et évidents, aisément disponibles, et abordables sont mis à votre disposition pour exercer ce choix. 

En règle générale, nous ne divulguons pas des renseignements personnels à des Tiers, n’utilisons pas des renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées à l’origine ou ultérieurement autorisées, ou ne collectons pas d’informations sensibles.

3. Transfert ultérieur

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à tout membre au sein de notre groupe. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels à des Tiers si une obligation de divulguer ou de partager vos renseignements personnels nous est imposée afin de respecter une obligation légale, ou afin d’appliquer nos conditions d’utilisation et autres accords ; ou pour protéger nos droits, nos propriétés, ou notre sécurité, ou ceux de nos clients ou autres personnes envers lesquels nous assumons une obligation contractuelle.

Avant toute divulgation à des Tiers, nous appliquerons au préalable les principes régissant la Notification et le Choix tels que décrits ci-avant. À moins que la divulgation ne soit légalement exigée (dans le cadre des déclarations fiscales ou en réponse à une assignation en justice), nous veillons également à ce que les Tiers soient tenus (par la loi ou contractuellement) d’assurer le même niveau de protection de la confidentialité au moins que celui exigé par ces principes et les lois applicables. Lorsque nous contractons avec des Tiers aux fins du traitement de renseignements personnels pour notre compte, notre politique vise à obliger contractuellement les Tiers à maintenir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’ils obtiennent ; à n’agir les concernant que conformément aux instructions que nous leur communiquons et/ou communiquées par la société cliente ; et à traiter les informations de façon strictement conforme à ces principes.

4. Sécurité

Toutes les informations que vous nous communiquez, sont stockées sur nos serveurs sécurisés. Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe vous permettant d’accéder à certaines parties de notre site internet ou d’utiliser les applications de Mediaocean, il vous appartient de garder ce mot de passe confidentiel. Nous vous demandons de ne pas le partager avec toute personne.

Malheureusement, la transmission des informations via Internet n’est pas complètement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des renseignements personnels que vous transmettez à notre site internet ; toute transmission est à vos propres risques. Dès réception de vos informations, nous mettrons en œuvre des procédures strictes et des dispositifs de sécurité pour empêcher tout accès non autorisé.

Des outils d’accès logique ont été mis en place pour veiller à ce que l’accès aux renseignements personnels soit restreint de façon adaptée. L’accès administratif aux informations est limité à notre personnel autorisé. Des mesures de sécurité matérielle et de réseau sont en place afin de restreindre l’accès aux équipements informatiques. Les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour protéger les renseignements personnels sont certifiées tous les ans.

5. Intégrité des renseignements personnels

Nous prenons des mesures pertinentes pour veiller à ce que les renseignements personnels sont fiables pour leur utilisation prévue, exacts, complets et actuels. Nous avons mis en place des procédures pour garantir que les renseignements personnels soient actualisés. Vous pouvez fermer les comptes ou ils peuvent être clos à votre demande à tout moment.

6. Accès et retrait en temps voulu 

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels sous réserve de la confirmation de votre identité. L’accès peut faire l’objet du paiement de frais d’un montant de 10 dollars américains pour couvrir les frais que nous supportons pour vous communiquer les détails des informations que nous détenons vous concernant, sous réserve de confirmation de l’identification.

Sous réserve de confirmation de l’identification, nous prendrons toutes mesures utiles pour corriger, modifier ou supprimer les renseignements personnels à votre demande, le cas échéant.

7. Réclamations 

Nous sommes déterminés à régler les réclamations concernant la confidentialité ainsi que notre collecte ou utilisation des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou réclamations concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos renseignements personnels, vous devez d’abord contacter votre équipe en charge de l’assistance. Veuillez consulter l’onglet Assistance (Support) sur le site pour obtenir des informations sur les modalités permettant de contacter l’Assistance. Si la réclamation n’est pas réglée à votre satisfaction, veuillez alors adresser un email à Infosec&Compliance@mediaocean.com.

Nous coopérerons avec les autorités européennes compétentes en matière de protection des données, le Ministère du Commerce américain, la Commission fédérale américaine du commerce (US Federal Trade Commission), l’Office du commissaire à l'information Australien, le commissaire à la protection de la vie privée de la Nouvelle-Zélande, l’Office du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, les agences d’état ou provinciales compétentes, et les autorités chargées de l’application de la loi et judiciaires en menant toutes enquêtes concernant les réclamations au titre de la confidentialité ou des soupçons de violations de toutes lois relatives au respect de la vie privée ou des engagements de Mediaocean au titre de la confidentialité, ainsi qu’en rectifiant toutes pratiques non conformes. Les employés ou fournisseurs qui violent les termes de ces principes peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la résiliation ou à la non-reconduction de contrat, en sus de toutes autres mesures légales pouvant être prises par Mediaocean, ses clients, ou les personnes concernées et leurs représentants.

Définitions

Les termes suivants sont employés dans la présente politique de confidentialité:

  • Les renseignements personnels désignent toute information concernant une personne identifiée ou identifiable, quel que soit le support sur lequel, ou le format dans lequel l’information est stockée.
  • Un contrôleur des données est une partie ou entité qui définit les finalités et moyens du traitement des renseignements personnels. Une société agit à titre de contrôleur des données lorsqu’elle décide de la façon dont ces informations doivent être utilisées, et utilise ensuite ces informations en conséquence.
  • Un responsable du traitement des données est une partie ou entité qui traite les renseignements personnels pour le compte d’un contrôleur des données. Une société agit à titre de Responsable du traitement des données lorsqu’elle agit en qualité d’agent d’une autre société, selon ses instructions quant à la façon dont ces informations devront être traitées.
  • Un Tiers est une entité ou une personne, autre que vous, Mediaocean ou ses clients. Les Tiers destinataires de données avec lesquels les renseignements personnels peuvent être partagés, incluent les prestataires de service, experts-comptables et vérificateurs ainsi que les conseillers juridiques externes.
  • Les informations sensibles sont des renseignements personnels réputés présenter des risques particuliers pour une personne dans le cadre des lois européennes relatives à la protection des données, telles que des informations concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance à des syndicats, la santé ou la vie sexuelle.